[Прес-реліз] Корисні поради для досвідчених і не дуже/[Press Release] Useful tips for experienced and not that much

Image

Ми віримо, що кожен наш проект яскравий та кращий за всі інші подібні. Щоб це зрозумили не лише ми самі, але й усі навколо, наша задача так повідомити про подію, щоб вона виділялась із сотні листів про інші події.

Насамперед, важливо не забувати, що прес-реліз відрізняється від запрошення для медіа (що є теж важливим елементом комунікації) тим, що прес-реліз має забезпечувати детальнішу інформацію (а не лише "що? де? коли? і хто?"), а саме:

1. Узагальнені результати;

2. Цитати;

3. Найсуттєвіші факти і цифри.

Структура прес-релізу складається з таких елементів:

• Заголовок має налічувати 5-7 слів і називати впливи і результати, а не лише констатувати проведення події/семінару/конференції.

• "Шапка" містить основну інформацію у 2-5 реченнях

• Перший абзац у першому реченні має містити суть події, описаної у наступних абзацах, щоб привернути увагу журналіста.
• Текст прес-релізу простий, не довший, ніж 2-3 абзаци, має описати подію для людини, яка, можливо, ніколи не чула про Ваш проект. Цитати мають бути короткими і влучними і пояснювати чому Ваш захід важливий і чого досягне на практиці. 
• "Більше інформації" в кінці тексту прес-релізу містить контакти відповідної особи та веб-сайт проекту/заходу.
• Довідкова інформація вкінці прес-релізу містить важливі дані про проект та/або політику ЄС, та внутрішньодержавний контекст України.

Детальніше про поради щодо оформлення структури Ви знайдете в бібліотеці групи: 12 топ-порад.

Коли надсилати інформацію у медіа?

Запрошення для медіа розсилають двічі: 1) за 7-10 днів до події, 2) за 2 дні до події.

Прес-реліз розсилають якнайшвидше - у той же день, що й подія - коли всі факти і запрошені речники підтверджені. Прес-реліз надсилають тим журналістам, які відвідали подію.

Заборона на публікацію або "ембарго" до певного часу, звичайний формат - "Ембарго" до 00.01, п*ятниці, 15 травня, з метою:

- упевнення журналістів, що ніхто не буде намагатись їх випередити;

- створення відчуття події.

Приклад професійного  прес релізу Ви знайдете у прикріпленому файлі "Sample of a press release".

Загалом, прес-реліз створюється з метою пояснити захід та зацікавити інших пояснити його решті. Саме тому прес-реліз має містити короткі прості речення, активні дієслова (наприклад, побудував, намалював ЗАМІСТЬ було побудовано, було намальовано), уникати скорочень і абревіатур, а найголовніше - акцентувати, який безпосередній вплив результатів заходу відчують українці.

                                          ___________________________________________

We believe each of our projects is outstanding and better than all others. In order to let everyone else believe this, our main task is to inform about our event in a way that will distinguish it in tonnes of e-mails from other activities.

First of all, it is important to remember that press release is different than media invite (which is also an important communications element) in a way that press release should provide more detailed information (more than "what? when? where? and who?"), particularly:

1. Generalised results;

2. Quotes;

3. Essential facts and figures.

Structure of the press release includes following elements:

• Heading should consist of 5-7 words and focus on impact and results - not only focusing on conduction of the event/seminar/conference etc.
• "Chapeau"/"hat" contains main information in 2-5 sentences.
• First paragraph in its first sentence should name the essence of the event, in order to get a journalist interested.
• Text of the press release should be simple, no more than 2-3 paragraphs in length. In these paragraphs you should describe event to a person, who might never heard about your project before. Quotes must be short and memorable and explain why your event is important, what you will achieve in practice.
• More information in the end of the text of the press release includes contacts of responsible person and web-site of a project/event.

• Background in the end of the press release includes important facts about the project and/or EU policy and Ukraine's context.

Detailed advice about the structure you may find in the library of the group: 12 top tips.

When to send the information to media?

Media invitation is sent twice: 1) 7-10 days prior to an event, 2) 2 days prior to the event.

Press release is sent as soon as possible - on the same day of the event - after all facts and speakers are confirmed. Press release is sent to journalists, who attended the event.

An embargo means that you are instructing journalists not to publish or broadcast the information in the press release before a certain time, the usual format: EMBARGOED till 00.01, Friday May 15. It is done in order to:

- let journalists know they aren’t going to be trumped by anyone else getting
in before them,

- create a sense of event.

An example of a professional press release you may find attached under the name "Sample of a press release".

Overall, press release has a purpose to explain the event and get others interested in explaining it to the rest. That is why press release should contain short simple sentences, active verbs (for example, built, painted INSTEAD OF was built, was painted), avoid acronims and abbreviations, and most important - point out, what kind of direct impact Ukrainians will get from results of event.