Evaluation methodological approach

Chaque étape de la phase de diffusion et suivi est décrite selon le rôle respectif de:

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• Le gestionnaire de l'évaluation prépare un court résumé (1 à 2 pages maximum) pointant les conclusions, leçons et recommandations les plus pertinentes pour la hiérarchie.
• Le rapport et le résumé sont transmis à la hiérarchie par une note d'accompagnement signée du chef d'unité précisant quand le processus de diffusion commencera.

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• Au bout de quinze jours ou plus si demandé par la hiérarchie, le gestionnaire publie le rapport, le résumé et la grille d'appréciation de qualité sur le site Internet de la Commission.
• Il fait également publier le résumé sur les sites Intranet des DG concernées, accompagné d'un lien vers le rapport.
• Il prépare la liste de diffusion et envoie le rapport et/ou le résumé aux services concernés et aux partenaires.
• Il prépare un article pour favoriser la diffusion des principales conclusions et recommandations.
• Il prépare une fiche contenant un résumé des recommandations (fiche contradictoire) et recueille les avis des services destinataires des recommandations.
• Les réponses des services (2° colonne de la fiche contradictoire), sont publiées sur le site internet de la Commission.

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• Le gestionnaire peut organiser une ou plusieurs présentations, par exemple dans un des cadres suivants : Groupe interservice d'Appui à la Qualité, réunion de direction d'une DG concernée, Comité des Etats membres pour la région concernée, réseau thématique / sectoriel.
• Eventuellement, il demande à l'équipe d'évaluation de participer à la présentation.

Un séminaire de présentation est organisé au siège de la Commission ou à tout autre niveau pertinent. Ce séminaire concerne les services de la Commission concernés par les conclusions et les recommandations, ainsi que des institutions et experts extérieurs. Il se tient en présence de l'équipe d'évaluation.

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• Un an après la diffusion du rapport, le gestionnaire contacte les services concernés et leur demande l'utilisation effectivement faite des recommandations. Ceci permet de finaliser la fiche contradictoire (3° colonne) qui est publiée sur le site Internet de la Commission.
• Cette étape marque la fin de l'évaluation.

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